یکی از مراحل اپلای تحصیلی خارج از کشور در مراحل تحصیلات تکمیلی دانشجویان، مکاتبه با اساتید است. کسانی که قصد دارند از طریق دریافت فاند و یا بورسیه وارد تحصیلات تکمیلی شوند، حتما نیازمند مکاتبه با اساتید هستند. اما اگر به دنبال فاند نباشید می‌توانید مکاتبه را در نظر نگیرید. برای مکاتبه با اساتید باید بدانید که چگونه اقدام کرده و از چه راهی وارد شوید. آیا شما هم جزو کسانی هستید که قصد اپلای تحصیلی در مقاطع تکمیلی را دارند؟ ایا نحوه مکاتبه با اساتید را می‌دانید؟ آیا می‌دانید از چه راه‌هایی وارد شوید؟ با ما همراه شوید. اپلای باما شما را برای مکاتبه با اساتید راهنمایی می‌کند و تمام باید و نبایدهای مکاتبه با اساتید را با شما در میان می‌گذارد.

مکاتبه با اساتید از طریق ایمیل

یکی از مراحل اپلای تحصیلی در مقاطع تکمیلی، بویژه برای دریافت فاند، مکاتبه با اساتید است. در این زمینه دانشجویان زیادی هستند که دغدغه مکاتبه با اساتید را دارند. برای مکاتبه با اساتید دانشگاه مد نظرتان، باید از طریق ایمیل، مکاتبه کنید. شما باید محتویات ایمیل خود را طوری بنویسید که نشان دهد شما همان فردی هستید که استاد مورد نظرتان به دنبال وی است. بنابراین نحوه نگارش ایمیل یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید به آن توجه داشت. بهتر است بدانید نحوه تماس صحیح با استاد، نقش مهمی در دست یافتن شما به اهداف مورد نظرتان دارد و دریافت بورسیه‌های تحصیلی در مقاطع بالا می‌تواند یکی از مزیت‌هایی است که از طریق داشتن مکاتبه با اساتید از راه صحیح، امکان‌پذیر خواهد بود.

مکاتبه با اساتید

نحوه دسترسی به اساتید برای مکاتبه

برای مکاتبه با اساتید جهت اپلای، شما باید اساتیدی را انتخاب کنید که با کار و زمینه تحقیقاتی شما مرتبط باشند. برای مکاتبه با اساتید مورد نظرتان باید ابتدا نام و ایمیل آنها را از وب سایت‌های دانشگاه مورد نظرتان استخراج کنید. بدون شک اساتید دانشگاه‌ها دارای صفحات مجزا در وب سایت دانشگاه هستند. با مراجعه به این صفحات علاوه بر نشانی تماس اساتید، می‌توانید زمینه‌های کاری آنها را بررسی کرده و سوابق ایشان را مطالعه کنید تا بهتر بتوانید استاد مورد نظر خود را برای مکاتبه انتخاب کنید.

با انتخاب استاد مورد نظرتان، شما باید خلاصه‌ای از سابقه خود را که در حد یک پاراگراف است برای وی بنویسید و سپس سوال کنید که آیا وی جای خالی برای اخذ دانشجوی جدید دارد یا خیر. بدون شک، تیتر ایمیل و نحوه نوشتن محتوای آن، مهم‌ترین بخش‌ مکاتبه با اساتید است که در جلب نظر آنها اهمیت زیادی دارد. شما باید بتوانید استاد را متقاعد کنید که قبلا صفحه وی را مطالعه کرده و با حوزه کاری وی آشنا بوده و از سوابق وی مطلع هستید.

ساختار صحیح ایمیل آکادمیک جهت اپلای

برای مکاتبه با اساتید برای اپلای، باید از جملاتی دقیق استفاده کنید و تک تک واژه‌ها و جملات مورد استفاده را با دقت و فکر، انتخاب کنید. برای این مورد، باید ساختار صحیح یک ایمیل آکادمیک را بشناسید و بر اساس آن عمل و اقدام کنید. برای توضیح بیشتر لازم است بدانید که ایمیل آکادمیک شامل سه بخش است:

۱- ابتدای ایمیل به معرفی دانشجو اختصاص داده می‌شود که تقریبا در ۴جمله باید خلاصه شود. در این چهار جمله باید خود و دستاوردهای علمی و تحصیلی‌ که دارید معرفی کنید.

۲-در بخش دوم به چگونگی آشنایی با استاد و زمینه‌های تحقیقاتی مورد علاقه و مشترک با وی بپردازید. در این بخش باید چرایی مناسب بودن استاد و زمینه‌های اشتراک خود را توضیح داده و اثبات کنید. در صورت لزوم می‌توانید مدارک تحقیقاتی و یا علمی خود را به ایمیل، پیوست کنید.

۳-سرانجام در بخش پایانی ایمیل، باید درخواست خود را به صورت دقیق بنویسید و راههایی که استاد می‌تواند با شما ارتباط بگیرد را مشخص کنید. در این بخش اطلاع دهید که مدارک مورد نظر خود را پیوست کرده‌اید و استاد در صورت لزوم می‌تواند آنها را مشاهده کند. سپس از استاد تشکر کنید.

مکاتبه با اساتید

مواردی که مکاتبه با اساتید را تقویت می‌کند؟

محتوای ایمیل شما در درجه اول باید خاص و جذاب باشد. یعنی هم موضوع و هم متن ایمیل باید خاص باشند تا استاد جذب آنها شود. حتی در مواردی موضوع از متن مهم‌تر است پس بهتر است در این زمینه حساسیت لازم را داشته باشید. با ترکیب بک گراند خود با با سابقه تحقیقاتی استاد می‌توانید یک متن جذاب بنویسید.
برای اینکه مکاتبه با اساتید برای شما نتیجه بخش باشد باید در ایمیلی که ارسال می‌کنید مواردی را رعایت کنید:

خلاصه بنویسید

بهتر است تا جایی که امکان دارد ایمیلتان را کوتاه بنویسید و از نوشتن جملات اضافه خودداری کنید. پیوست کردن مدارکتان به ایمیل می‌تواند بر تصمیم‌گیری استاد، موثر باشد. بهتر است در ایمیل از جملات رسمی و در عین حال محترمانه استفاده کنید و سعی کنید از تعارف، پرهیز کنید تا بتوانید درخواست خود را واضح و شفاف مطرح کنید. از گفتن مطالب غیرواقع خودداری کنید و سابقه علمی خود را به صورت واقعی ذکر کنید.

استاد را بشناسید

اگر قصد دارید به چندین استاد ایمیل بزنید و مکاتبه کنید بهتر است یک ایمیل را به چندین استاد ارسال نکنید. شما باید به هر استاد یک ایمیل جداگانه ارسال کنید تا کار شما نتیجه بهتری داشته باشد. شما می‌توانید نمونه‌هایی از ایمیل‌هایی که دانشجویان جهت مکاتبه با اساتید ارسال کرده و در کار خود موفق بوده‌اند را مطالعه کنید. اما بهتر است در نوشتن متن ایمیل خود، از انشای خودتان استفاده کنید. بهتر است حتما صفحه و سوابق استاد مورد نظرتان را مطالعه کنید. این مورد کمک می‌کند تا بهتر بتوانید بخش دوم متن ایمیلتان را بنویسید.اساتیدی را برای ایمیل زدن انتخاب کنید که با زمینه کاری شما ارتباط داشته باشند. زیرا ایمیل زدن به اساتیدی که با کار شما مرتبط نیستند، سودی برای شما نخواهد داشت.

مکاتبه با اساتید

در زمان مناسب، ایمیل بزنید

فصول پذیرش، زمان‌های شلوغی هستند و اساتید در این اوقات، ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند. بنابراین ممکن است استاد برای خواندن یک ایمیل، تنها یک دقیقه وقت بگذارد. اینجاست که هنر صحیح نوشتن شما می‌تواند پاسخگو شود. پس از ارسال ایمیل، بهتر است حدود دو هفته صبر کنید، اگر پاسخی دریافت نکردید می‌توانید یک ایمیل به استاد بزنید و یادآور شوید که پیش از این، ایمیل ارسال کرده و پاسخی دریافت نکرده‌اید. عدم دریافت پاسخ ایمیل از استاد، امری طبیعی است. اگر با چنین موردی مواجه شدید بهتر است کار خود را ادامه دهید و دوباره برای وی ایمیل بزنید. در صورت پاسخ ندادن، می‌توانید با خیال آسوده با استاد دیگری تماس بگیرید.

یکی از نکات مهمی که برای مکاتبه با اساتید باید به آن توجه کنید، این است که اگر از استادی پاسخ منفی دریافت کردید با آرامش و خیلی محترمانه از وی تشکر کنید. اگر همزمان، به مکاتبه با چند استاد پرداخته بودید و موفق شدید یک دانشگاه را قطعی کنید باید از دیگر اساتید با آوردن دلایل منطقی عذرخواهی کنید.

صادق باشید

اخذ پذیرش با استفاده از بورسیه، در بیشتر دانشگاه‌های دنیا، استاد محور است. به این مفهوم که استاد باید شما را تایید کند تا فاند به شما تعلق بگیرد. بهتر است بدانید که تجربیات دانشجویانی که قبلا اپلای کرده‌اند نشان می‌دهد که آنها بر رسمی نوشتن و صحیح نوشتن محتوای ایمیل تاکید دارند. زیرا آنها بر این عقیده‌اند که در ذهن اساتید دانشگاه‌های خارج، دانشجویان ایرانی معمولا در نوشتن، اغراق می‌کنند و این سبب شده است که پس زمینه‌ای در این مورد در ذهن اساتید، شکل بگیرد. پس بهتر است با نوشتن صادقانه، سعی در پاک کردن این مقوله داشته باشید.

اگر قصد داشتید رزومه خود را به ایمیلتان پیوست کنید، می‌توانید طریق نوشتن CV را در اینجا ببینید و از آن بهره‌مند شوید.

مکاتبه با اساتید

نبایدها در مکاتبه با اساتید برای اپلای

در بالا نکاتی را که باید برای مکاتبه با اساتید به آنها توجه کنید گفتیم و در اینجا شما را با نبایدهای موجود آشنا می‌کنیم.

۱-شما نباید در متن ایمیلی که ارسال می‌کنید، غلط دستوری و یا نگارشی داشته باشید.

۲-شما نباید متن ایمیل خود را بلند بنویسید، بهتر است بسیار خلاصه و مفید نوشته شود.

۳-شما نباید در صورت مطالعه نکردن وبسایت و سابقه استاد مورد نظر، متن ایمیل را بنویسید. در صورتی که متن مشخص نکند که از سابقه استاد مطلع هستید، موفق نخواهید بود.

۴-حتما سعی کنید چندین بار متن را ویرایش کنید که متن شما صحیح باشد.

۵-هرگز از ایمیل‌های آماده استفاده نکنید. زیرا این مورد نشان می‌دهد که شما در کار خود جدی نیستید.

از این رو، ارزش قائل نشدن برای کارتان می‌تواند نتایج بدی برای شما به همراه بیاورد. استفاده از این ایمیل‌ها جهت مکاتبه با اساتید، ممکن است سبب شود که استاد، چنین قضاوت کند که شما تنها قصد گرفتن پذیرش را دارید و ممکن است علاقه لازم برای کار در شرایط سخت را نداشته باشید.

مکاتبه با اساتید

سخن آخر

مکاتبه با اساتید برای اپلای، یکی از مهم‌ترین مراحل جهت اخذ پذیرش در خارج از کشور است. برای اینکه بدانید چطور مکاتبه کنید بهتر است این متن را به طور کامل مطالعه کده و بایدها و نبایدهای آن را مد نظر قرار دهید تا بتوانید ایمیلی را نگارش و ارسال کنید که از هر جهت برای شما مفید باشد. اپلای با ما تلاش می‌کند تا شما را در این زمینه راهنمایی کند تا به هدف خود دست پیدا کنید.